De Partido de Internet

Necesitamos mejorar la comunicación y la coordinación entre las diferentes áreas de trabajo. Resulta complicado, pues estamos dispersos geográficamente y además sólo podemos colaborar en el Partido de Internet con parte de nuestro tiempo libre.

Para conseguir esa mejora hemos puesto en marcha un sistema de coordinación, donde participarán los coordinadores de cada área, así como el Secretario General y el Presidente. El propósito del sistema de coordinación es tener claro:

• En qué está trabajando cada área: cuales son sus tareas y prioridades
• Para cuando tienen que estar las tareas que tienen asignadas
• Recopilar toda la información relevante para el desarrollo de las tareas, especialmente problemas y necesidades.

Por otro, que los coordinadores tengan claro:

• Qué se está haciendo
• Qué necesita cada uno para completar sus tareas
• Cuales son los problemas que existen para realizarlas

Para llevar esto a cabo, vamos a utilizar Teambox. Es un sistema de colaboración online de código abierto: http://www.teambox.com/es

Sistema de coordinación

El sistema de coordinación tiene dos elementos principales:

• Un proyecto en Teambox con las tareas de alto nivel
• Reuniones quincenales de seguimiento

Proyecto coordinación en Teambox

Existe un proyecto en Teambox, llamado "Coordinación", donde están asignados todos los coordinadores. Se tratan, a nivel general, las tareas de cada una de las áreas.

Habrá un grupo de tareas por cada área, con las tareas en curso de la misma. No deberían de haber más de tres o cuatro tareas por cada área al mismo tiempo, ya que sólo se verán los proyectos a alto nivel. Por ejemplo, si para el diseño de unas camisetas hay que hacer varias tareas como buscar proveedor, ajustar precios, elegir diseño... sólo habrá una tarea en el sistema de coordinación ("diseño de camisetas"), aunque el encargado de Márketing controle cada una de esas subtareas por su cuenta. En este proyecto coordinación, sólo el Secretario General y el Presidente podrán crear nuevas tareas, aquellas acordadas en las reuniones quincenales telefónicas (ver siguiente apartado).

La información relevante referente a dichas tareas se incluirá como comentarios a las mismas. De este modo la información estará centralizada, no dispersa en correos, foros y otros sistemas de comunicación: cuando haya que ver algo referente a la tarea, se podrá encontrar todo en el mismo lugar.

Los coordinadores podrán abrir otros proyecto en Teambox o en cualquier otro sistema que crean necesario, pero deberán volvar en el "proyecto coordinación" la información actualizada. Es necesario ya que, aunque utilicen otros gestores, deben elaborar la información para que tenga sentido en este nivel de gestión.

Además, los coordinadores podrán tener otros proyectos o subproyectos que no vuelquen en las tareas de coordinación: sólo se volcarán los más relevantes.

Para proyectos en los que participen varios coordinadores, se crearán grupos de tareas conforme se necesiten.

Tareas sobre las que se realizará seguimiento

El sistema de coordinación es una herramienta de alto nivel, que debe permitir un seguimiento de las tareas por todos los coordinadores. Por eso, y a pesar de que en un momento dado en un área puedan haber multitud de tareas abiertas, sólo se incluirán en el sistema de coordinación las siguientes:

• Proyectos: tienen un inicio y un fin determinado
• Relevantes: que tenga sentido elevarlos hasta el nivel de coordinadores
• O bien, yemas a los que haya que realizar un seguimiento especial de forma temporal

Las tareas que no cumplan las condiciones mencionadas no se incluirán en el sistema de coordinación: será cada coordinador quien se encargue personalmente de su seguimiento.

Información a incluir en cada tarea

Cada coordinador incluirá la información que considere adecuada para llevar el seguimiento de la tarea, teniendo en cuenta que se trata de sintetizar el estado de la misma, ya que cuanta más información se dé sobre cada tarea, más difícil será tener una imagen global de lo que está sucediendo en el Partido.

Por otro lado, al abrir una tarea, habrá que reflejar cierta información básica que es clave para saber en qué consiste la tarea, y que son los puntos siguientes:

1. Para qué se va a realizar esa tarea. Se refiere a cual es el resultado final que pensamos obtener con la misma. Por ejemplo, si la tarea es "descargar camiones de fruta", el "para qué" no sería "para que la fruta esté fuera del camión", sino "para que me paguen el jornal y tener dinero".
2. Cuales son los criterios de éxito. Cómo sabremos si la tarea la hemos llevado a cabo correctamente o no. Por ejemplo: "obtengo unos ingresos totales de 2500 euros".
3. Cuales son los límites a los que hay que restringirse. En este punto (no aplicable a todas las tareas) indicaremos las restricciones que deberemos tener en cuenta a la hora de realizar la tarea. Por ejemplo: "no puedo descargar camiones de peras porque soy alérgico".
4. Cual es la siguiente(s) acción a realizar (se actualizará de forma periódica conforme avancemos en la tarea). Por ejemplo: "llamar a Frutas Carrasco para ver si necesitan un descargador de camiones"

Reuniones quincenales

Cada quince días, habrá una reunión telefónica (o por cualquier otro sistema de voz) de cada uno de los coordinadores con el secretario general para tratar el estado de las tareas de su área.

Previamente deberá haberse actualizado el estado de las tareas mediante un comentario en la tarea de Teambox. Si no han habido avances, no pasa nada: se indica que no hay avances, pero es importante añadir algo para asegurarnos de que la información sobre las tareas es actual.